La Segnalazione è accessibile solo al Segnalante e all’Ufficio Preposto:

• Per le Società 1, il Comitato Segnalazioni, o l’OdV della società interessata qualora la Segnalazione riguardi tematiche 231;
• per le Società 2, l’OdV della Società coinvolta;

oltre ai segretari di detti organi, ove nominati.

I componenti del Comitato Segnalazione e/o degli OdV (e i segretari eventualmente nominati), ai sensi della Procedura e della legislazione vigente (rif. D.Lgs. 24/2023), sono soggetti a rigorosi vincoli di riservatezza, opponibili a qualunque organo societario e derogabili solo nelle circostanze, nei limiti e nelle modalità previste dalla Procedura.

Ferme le garanzie di tutela e riservatezza previste dalla Procedura, tramite la presente Piattaforma “Segnalazioni.net” (di seguito, la “Piattaforma”) è possibile inviare una Segnalazione in maniera sicura e riservata.

Ai sensi della Procedura, è possibile inviare una Segnalazione sia palesando la propria identità, sia in forma completamente anonima, in forma scritta oppure a mezzo messaggio vocale (il sistema gestionale dispone di un programma di alterazione della voce, che dunque non sarà riconoscibile dall’ascoltatore).

Segnalazione non anonima:  Segnalazione rispetto alla quale il Segnalante consente la sua identificazione, tramite la registrazione dell’utente e la creazione di un account all’interno della Piattaforma.

È altresì possibile inviare una Segnalazione non anonima (anche) senza creare un account, compilando il relativo modulo dalla sezione "Segnala senza registrazione" e indicando i propri Dati personali alla fine dello stesso modulo.

I Dati del Segnalante rimangono comunque separati dalla Segnalazione. Pertanto, quest’ultima viene inizialmente sempre inoltrata all’Ufficio Preposto in forma anonima. Soltanto l’Ufficio Preposto, in corso d’istruttoria, può associare la Segnalazione ai Dati del Segnalante e quindi visualizzarne l’identità, qualora ciò sia necessario per la gestione della Segnalazione. Il Segnalante, in merito, riceve un apposito avviso, nelle modalità di seguito indicate.

Segnalazione Anonima: Segnalazione rispetto alla quale il Segnalante non palesa la propria identità, quindi che non consente, nemmeno in un secondo momento,  l’associazione della Segnalazione al nominativo del Segnalante. In questo caso, il Segnalante non dovrà registrarsi alla Piattaforma, ma dovrà inviare la Segnalazione dalla sezione "Segnala senza registrazione", senza inserire dati identificativi nel relativo modulo.

In caso di Segnalazione Anonima è fondamentale che il fatto segnalato venga descritto in modo particolarmente circostanziato e preciso, così da consentire all’Ufficio Preposto di espletare le proprie mansioni, pur in assenza della possibilità di interloquire con il Segnalante.

Ciò precisato, volendo procedere con una Segnalazione Anonima, si consiglia di:

• non inserire, nella descrizione del fatto segnalato, Dati personali che potrebbero far risalire all’identità del Segnalante. Qualora siano allegati dei file, verificare che questi non contengano Dati personali del Segnalante;
• non utilizzare un indirizzo e-mail aziendale per ricevere le notifiche dalla Piattaforma (ma creare un indirizzo anonimo – (es. pippo@xxx.xx);
• non inviare la Segnalazione dalla postazione di lavoro.

Il Segnalante, ove lo ritenga, ha sempre la facoltà di rendere palese la propria identità all’Ufficio Preposto, successivamente all’invio di una Segnalazione Anonima.

La Piattaforma, in ogni caso, garantisce la riservatezza e la sicurezza delle informazioni: tutti i contenuti inseriti, compresa l’identità, sono crittografati e possono essere accessibili esclusivamente dal Segnalante e dall’Ufficio Preposto (oltre  che dall’eventuale segretario di quest’ultimo, ove nominato).

La Piattaforma consente altresì di allegare file nei diversi principali formati (es. pdf, docx, jpeg, ecc.). Anche questi, a seguito dell’inserimento, vengono crittografati.

Una volta inviata la Segnalazione, il Segnalante può seguirne l’andamento e interloquire con l’Ufficio Preposto attraverso l’area messaggi della Piattaforma, associata alla Segnalazione. Anche in questo caso tutte le informazioni sono crittografate e protette.

Se il Segnalante è registrato o ha indicato un indirizzo e-mail, riceverà delle notifiche a tale recapito, qualora l’Ufficio Preposto invii messaggi o dia corso ai diversi step di gestione della Segnalazione ai sensi della Procedura (NB la comunicazione a mezzo e-mail non contiene il messaggio o l’informazione trasmessa dall’Ufficio Preposto – questi restano crittografati all’interno della Piattaforma – ma si limita a dare avviso della presenza di un messaggio nella sezione dedicata della Piattaforma. Per prendere visione, come anche per dare eventuale riscontro, è necessario accedere alla Piattaforma).

Anche qualora il Segnalante abbia optato per una Segnalazione Anonima, avrà la possibilità di interloquire con l’Ufficio Preposto. A seguito dell’invio della Segnalazione, infatti, il Segnalante anonimo otterrà delle credenziali di accesso alla Piattaforma che gli consentiranno  l’accesso (senza registrazione) alla Segnalazione trasmessa.

Ove il Segnalante anonimo abbia indicato un recapito e-mail, otterrà altresì le notifiche sopra descritte.

A seguito dell’invio di una Segnalazione, si consiglia comunque di accedere periodicamente alla stessa, (anche nei casi di Segnalazione non anonima, previa registrazione) per verificare la presenza di eventuali richieste di chiarimenti da parte dell’Ufficio Preposto.

In caso di Segnalazione Anonima (senza indicazione di un recapito e-mail), detti accessi periodici sono indispensabili ove il Segnalante intenda riscontrare le richieste, o comunque interloquire (sempre nell’anonimato), con l’Ufficio Preposto.